วิจัยชี้!! ถ้าประชุมให้ “น้อยลง” จะทำให้การทำงานมีดีเยี่ยมกว่าเดิม

วิจัยชี้!! ถ้าประชุมให้น้อยลง คนจะทำงานหรือพนักงานนั้นจะทำงานอย่างมี “ประสิทธิภาพ” มากยิ่งขึ้น คุณเชื่อไหม? Lifestyle ถ้าเชื่อเดี่ยวตามมาดูเหตุผลพร้อมกันได้เลยที่ด้านล่างนี้ เพราะว่าวันนี้เราได้ไปนำข้อเท็จจริงเกี่ยวกับเรื่องนี้มาให้ทุกคนได้ดูได้ทำความเข้าใจไปพร้อมๆกัน

ถ้าประชุมให้น้อยลง พนักงานจะทำงานได้ดีมากกว่าต้องเข้าประชุม

ยุคสมัยที่การทำงานของผู้คนนั้นไม่จำเป็นต้องออกจากบ้านกลายเป็นเรื่องไม่แปลกแบบใหม่ (New Normal) ซึ่งมันก็ทำให้หลายบริษัทได้มีการนัดหมายทำการประชุมออนไลน์มากยิ่งขึ้น เพื่อการสื่อสารให้เกิดความเข้าใจตรงกันภายในบริษัท หรือบางทีก็อาจแค่อยากเช็กว่าพนักงานที่อยู่บ้านยังทำงานกันจริงไหม

แต่พอต้องกลับมาทำงานที่บริษัทเช่นเคย จำนวนการประชุมและเวลาที่ใช้ในการประชุมกลับเท่าเดิม (บางกรณีบางที่ก็เพิ่มขึ้น) แต่มีผลสำรวจอธิบายว่า ประมาณ 1 ใน 3 ของการประชุมนั้นไม่จำเป็น จนมีบทสรุปว่าถ้าลดการประชุมลงบ้าง จะทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ตั้งแต่กลางปี 2022 เป็นต้นมาพนักงานบริษัททั่วทุกประเทศ ต่างก็ถูกเรียกตัวกลับมาทำงานที่บริษัทที่ทำงานกันตามปกติเป็นจำนวนมาก หลังจากที่จำเป็นต้อง work from home ช่วงเกิดโรคระบาดสุดร้ายแรง แต่ผลสำรวจขององค์กรที่ปรึกษาทางธุรกิจทางฝั่งตะวันตกบอกว่า การประชุมในแต่ละอาทิตย์ของพนักงานในหลายๆ บริษัทกลับเพิ่มขึ้นอย่างมีเงื่อนไขบางอย่าง

Forbes เปิดเผยเรื่องนี้ออกมาเมื่อช่วงปสิ้นเดือนมกราคม 2565 ที่ผ่านมา โดยอธิบายเรื่องราวดังกล่าวว่าพนักงานหรือบุลูกจ้างในระดับผู้บริหารขึ้นไป เคยเสียเวลาในการประชุมโดยเฉลี่ย 18 ชั่วโมงต่อ 7 วัน กลับเพิ่มเป็น 22.5 ชั่วโมงต่อ 7 วัน ในช่วงที่คนเริ่มกลับมาทำงานที่ออฟฟิศ ซึ่งเป็นการเพิ่มขึ้นราว 13 เปอร์เซ็นต์ เมื่อเทียบเวลาที่ใช้ไปกับการประชุมช่วงก่อนเกิดโรคระบาด

แม้จะไม่สามารถบอกสาเหตุที่แท้จริงได้ว่ากิจกรรมใหม่ในที่ทำงานนี้ เกิดขึ้นจากความคุ้นเคยที่เคยทำที่ต้องประชุมออนไลน์กันบ่อยๆ ตอนที่ยังทำงานกันที่บ้านในปีที่ผ่านมาหรือไม่ แต่สิ่งหนึ่งที่บอกได้ชัดเจนคือ คนส่วนใหญ่ใช้เวลาไปกับการประชุมมากขึ้น จนกระทบต่อเวลาในการทำงานและการจัดการภาระหน้าที่ของตัวเอง

มีการเขียนตัวเลขเอาไว้เป็นตัวอย่างให้ดูโดยอ้างอิงจาแบบสำรวจความในใจของพนักงานในสหรัฐอเมริกา ชี้ให้เห็นว่าประมาณ 1 ใน 3 ของการประชุมนั้นไม่จำเป็นต้องเรียกพนักงานมาทั้งหมดเพื่อมาฟังก็ได้ และเรื่องบางเรื่องก็สามารถส่งเรื่องราวเหล่านั้นแจ้งกันได้ทาง Email หรือระบบสื่อสารออนไลน์ภายในขององค์กรได้

ซึ่งทางเว็บไซต์ Forbes และ Entrepreneur ก็เสนอว่าควรหาวิธีการจัดการลดการประชุม เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลด้านต่างๆให้กับบริษัทและพนักงานของตัวเอง

ข้อแนะนำของสื่อสายธุรกิจทั้งสองรายบอกคล้ายๆ กัน คือ

1.การประชุมแบบเห็นหน้าเห็นตากันจริงๆ

• ช่วยให้การสรุปหรือปิดประชุมทำได้ง่าย
• ช่วยให้เข้าใจมากกว่าเรียกประชุมออนไลน์

2.กรณีที่ผู้ร่วมประชุมสะดวกแบบออนไลน์มากกว่าเห็นหน้า

• ควรบันทึกวิดีโอเอาไว้ทุกครั้ง
• เพื่อนำไปใช้ติดตามผลในโอกาสต่อไป

3.ถ้าเป็นไปได้ควรลดขั้นตอนการฉาย presentation

• เพราะหลายครั้งกระบวนการนี้ทำให้เสียเวลากว่าเดิม

4.เรื่องที่สามารถอธิบายเรื่องราวหรือบอกเล่าสิ่งที่จะให้ทำได้ผ่านทางอีเมลหรือกระดานข่าวสารขององค์กรได้ก็ไม่ต้องนำมารวมเป็นหัวข้อการประชุม

5.ควรส่งตัวแทนแต่ละแผนกมาประชุมเท่านั้น

• เน้นแค่คนที่สามารถชี้แจงข้อมูลหรือตัดสินใจในประเด็นต่างๆ ไป

6.รักษาเวลาในการพูดคุยให้เป็นไปตามกำหนดการที่ระบุไว้

• เพื่อจะได้เหลือเวลาให้คนเข้าร่วมประชุมไปจัดการงานของตัวเองได้ด้วย

นอกจากนี้ยังมีการยกตัวอย่างบางบริษัทในอเมริกา ถึงขั้นประกาศให้ภายใน 1 อาทิตย์ต้องมีอย่างน้อย 1 วัน ที่พนักงานไม่ต้องเข้าร่วมการประชุมใดๆ เลย หรือ No Meetings Day ซึ่งมีการประเมินผลแล้วสรุปได้ว่า เป็นวิธีที่ช่วยเพิ่มประสิทธิผลภายในองค์กรได้จริง และคนทำงานก็มีประสิทธิภาพมากขึ้นเพราะไม่ต้องโฟกัสหลายเรื่องจนเกินไป